PRISMANET: DP_RFP

COMMENT FAIRE UNE CORRECTION DE MES FACTURES SOUS PRISMANET ?

RAPPEL:
Tant et aussi longtemps qu'une facture est NON RECEVABLE , vous pouvez corriger son contenu ou supprimer la facture non recevable avec le programme FACTIRAMQ.
- Vous pouvez resoumettre une facture NON RECEVABLE avec le programme TELARAMQ avec le choix ENVOI autant de fois que vous le désirez jusqu'à ce que celle-ci soit enfin RECEVABLE.
Si pour une journée, vous avez plusieurs factures RECEVABLES dont au moins une NON RECEVABLE, la fonction ENVOI enverra uniquement la ou les factures NON RECEVABLES de la journée.

CORRECTION DE MES FACTURES NON RECEVABLES:
Il est important d'avoir récupéré et traité tous les fichiers LOT RECEVABLE RC avec le programme TELARAMQ. Quel que soit la date inscrite dans le premier champ de TELARAMQ, le programme récupérera tous les fichiers LOT RECEVABLE disponibles sur le serveur de la RAMQ. Dans les fichiers récupérés LOT RECEVABLE RC, les factures NON-RECEVABLES sont identifiées avec la date du jour et habituellement la ou les lignes problématiques avec au moins un message d'erreur. Avec ces informations, vous pourrez faire les corrections de vos factures NON-RECEVABLES avec le programme FACTIRAMQ:

1- Cliquer dans le champ DATE au dessus du champ CONTEXTE pour visualiser toutes les factures de la journée sélectionnée afin de retracer les factures NON-RECEVABLES.

2- Sélectionner le numéro de facture à corriger au bas de l'écran dans le menu déroulant.

3- Faire votre correction et enregistrer la facture en inscrivant votre code d'autorisation de correction.

4- Vous pourrez envoyer les journées de factures corrigées de semaine en semaine (max 7 jours d'envois par session). Seules les factures NON RECEVABLES seront envoyées.

CORRECTION DE MES FACTURES RECEVABLES:
- Pour une facture RECEVABLE, vous pourrez MODIFIER cette facture ou l'ANNULER avec le programme FACTIRAMQ car celle-ci a un numéro de facture attribué par la RAMQ avec un statut de recevabilité. 
Le programme TELARAMQ contient deux choix spécifiques pour l'envoi des factures RECEVABLES qui ont été annulées ou modifiées.

A= ANNULER FACTURE RECEV. DA  pour annuler une facture ayant un numéro de facture RAMQ
M= ENVOI DE FACTURE MODIFIÉE DM  pour modifier une facture ayant un numéro de facture RAMQ

Lorsqu'une facture a été envoyé à la RAMQ avec le programme TELARAMQ et que la facture a un statut de RECEVABILITÉ avec un numéro de facture attribué par la RAMQ, deux nouveaux boutons pourront s'afficher pour MODIFIER la facture ou pour ANNULER la facture à l'étape FONCTION dans le programme FACTIRAMQ. Vous pouvez donc modifier ou annuler une facture seulement si la RAMQ a attribué un numéro de facture.

MODIFIER: pour ajouter uniquement une ligne à la facture déjà envoyée et RECEVABLE. Il suffit d'ajouter une ligne de facturation et de cliquer par la suite sur le bouton MODIFIER.
Suivre les instructions à l'écran et les mises en garde concernant la modification d'une facture RECEVABLE.

ANNULER:
pour annuler une facture RECEVABLE. Il suffit de cliquer sur le bouton ANNULER et de suivre les directives à l'écran.

TRUCS ET ASTUCES:
Concernant le document de facturation que vous devez obligatoirement signer, il est suggéré d'imprimer les factures avec le programme TELARAMQ pour les dates choisies (maximum 7 jours à la fois) avec le choix P= IMPRIMER RAPPORTS CHOISIS une fois que les montants préliminaires auront été retournés par la RAMQ avec le choix L= RECEVOIR LOT RECEVABLE RC.

Au moins une fois par mois ou lors d'ajout de codes de facturation signalé par la RAMQ, le lundi de préférence, il est suggéré de télécharger les fichiers officiels de validation de la RAMQ contenant entre autre tous les codes de facturation et leurs descriptions sans avoir à les enregistrer dans le programme CODACT.  Pour ce faire, il suffit de sélectionner dans le programme TELARAMQ, le choix X= TÉLÉCHARGE VALIDATION XML  pour télécharger les fichiers de validation Aide à la saisie. Une fenêtre s'affichera et vous devrez cliquer sur le bouton TÉLÉCHARGE. Une fois que les fichiers seront récupérés correctement,  vous pourrez fermer la fenêtre de téléchargement ainsi que le programme TELARAMQ.

FICHIERS RC, E/C, EX: Avant de faire une session avec le programme TELARAMQ pour récupérer soit: un lot de recevabilité L= (RC), un état de compte C= (E/C) ou un fichier explication N= (EX), il est important de consulter AVANT votre journal à la RAMQ en accédant avec votre AGP????? et votre mot de passe TIP valide pour 90 jours afin de vérifier si un type de fichier RC (recevable) et/ou E/C (état de compte) et/ou EX (explication) est disponible avec la mention À TRANSMETTRE.
Si vous faites une session avec TELARAMQ et qu'il n'y a aucun fichier à transmettre, un message ROUGE indiquera une erreur ou en problème dans votre journal à la RAMQ.
Disponibilité habituelle de ces types de fichiers à moins que le serveur de la RAMQ soit en maintenance:
- Après un envoi avec le choix E= , le fichier RC (recevable) sera disponible dans un délai allant d'une heure à moins de 24 heures.
- Avec le choix C=, le fichier E/C (état de compte) est habituellement disponible à partir du vendredi précédent la date limite de facturation correspondant à un lundi.
- Avec le choix N=, le fichier EX (explication) est habituellement disponible en même temps que l'état de compte.

Voici les réponses à vos questions :

1. Où retrouver la liste des paiements RAMQ reçus après une date précise et applicables pour l’année 2017-2018 par exemple ?

L’information la plus fiable se retrouve sur vos états de comptes que vous avez imprimer depuis la période indiquée. Le programme TELRAMQ avec l’onglet Rapport et Statistique/annuelle peut vous donner une approximation des montants préliminaires envoyés mais pas nécessairement payés par la RAMQ comme vous pouvez parfois le constater avec le fichier EX explication. Il n'est pas suggéré d’imprimer les statistiques/annuelles pour votre comptable. En plus, seul l’état compte vous donne l’information si vous avez reçu des montants rétroactifs lors de vos augmentation de vos tarifs en spécialité.

2. Comment faire la bonne procédure lorsque dans une même visite (hôpital) il y a 2 sessions différentes lors de la même journée mais pas au même moment.  

Sur la facture, vous inscrivez le premier code facturé pour le patient concernant la première visite, et juste avant d’inscrire le deuxième code facturé, vous devez sélectionner dans le menu déroulant AUCUN CONTEXTE le choix séance différente et par la suite inscrire votre code pour AJOUT LIGNE. Le deuxième code affiché sous AJOUT LIGNE sera associé avec le numéro de l’élément contexte séance différente.

 

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